מה זה Office 365?
Office 365הוא חבילה מבוססת ענן של כלי פרודוקטיביות ושירותים שפותחה על ידי מייקרוסופט. הוא מציע אוסף של יישומים ושירותים המאפשרים לעסקים לייעל את העבודה ולשפר את שיתוף הפעולה והפרודוקטיביות. שלא כמו חבילת Microsoft Office המסורתית, המותקנת באופן מקומי על מחשבים בודדים, Office 365 נגיש דרך האינטרנט. כך מתאפשר למשתמשים לעבוד מכל מקום, במכשירים שונים. לפניכם המדריך האולטימטיבי לעבודה עם Office 365. לאחר הקריאה תוכלו להתחיל בהטמעת המערכת בעסק שלכם. מומלץ לקרוא גם את המדריך הקודם: מה זה office 365 ? ולמה זה חשוב לעסק שלכם?
תכונות ויתרונות עיקריים
לפניכם התכונות והיתרונות העיקריים של Office 365, אותם בוודאי תהיו מעוניינים לשלב בעסק שלכם:
גישה מבוססת ענן: חבילת Office 365 מספקת את הגמישות של גישה לקבצים, מיילים ויישומים מכל מכשיר עם חיבור לאינטרנט, מה שמאפשר עבודה ושיתוף פעולה מרחוק.
יישומים משרדיים: Office 365 כולל יישומים מוכרים כמו Word, Excel, PowerPoint ו-Outlook, המאפשרים למשתמשים ליצור, לערוך ולשתף מסמכים בזמן אמת.
דואר אלקטרוני ויומן: Office 365 מציע פונקציונליות חזקה של דואר אלקטרוני עם Exchange Online, ומספק כתובות דואר אלקטרוני מקצועיות עם שם הדומיין שלך, שטח אחסון רב ותכונות לוח שנה משולבות.
כלי שיתוף פעולה: עם יישומים כמו SharePoint Online ו-Microsoft Tеams, Office 365 מאפשר שיתוף פעולה חלק, שיתוף מסמכים, בקרת גרסאות ותקשורת צוות.
OneDrive for Business: Office 365 מציע אחסון ענן מאובטח למשתמשים בודדים, ומאפשר גישה קלה לקבצים מכל מקום, סנכרון קבצים בין מכשירים ושיתוף קבצים עם עמיתים.
יכולות הרחבה (סקיילביליות) וגמישות: ניתן להגדיל או להקטין את תוכניות המנוי של Office 365 כדי לענות על הצרכים המשתנים של העסק שלכם, מה שמבטיח שתשלמו רק עבור התכונות והרישיונות שאתה דורש.
לפני שמתחילים
נתחיל את המדריך האולטימטיבי לעבודה עם Office 365 ברגע שלפני הטמעת Office 365. כדאי להקדיש זמן לזיהוי נקודות הכאב או האתגרים בעסק. יתכן שמדובר בתקשורת לא יעילה או יכולות שיתוף פעולה מוגבלות. בעיות שכיחות נוספות הן אבטחת נתונים בעייתית או גרסאות תוכנה מיושנות.
בהתאם לאתגרים שנמצאו, ניתן להגדיר מטרות ויעדים עסקיים עבור השימוש ב- Office 365. הגדרה ברורה תעזור לקבוע כיצד Office 365 יכול לתמוך ולשפר את תהליכי העבודה בעסק. דוגמאות למטרות הן שיפור שיתוף הפעולה בצוות או ייעול ניהול המסמכים. גם הפעלת יכולות עבודה מרחוק או שיפור אבטחת הנתונים הן מטרות שכיחות.
אל תשכחו להעריך את תשתית הרשת שלכם כדי להבטיח שהיא יכולה להתמודד עם דרישות התעבורה המוגברות ורוחב הפס של Office 365. שקלו גורמים כמו מהירות חיבור לאינטרנט, יציבות רשת, ואמצעי אבטחה. כמו כן בדקו האם אתם עומדים בדרישות החומרה וודאו תאימות עם התוכנה ומערכות הדוא"ל קיימות.
בחירה בין תוכניות מנוי שונות
עכשיו הגיע הזמן לבחירה בין תוכניות המנוי השונות שמציע Office 365. Office 365 מציע תוכניות מנוי שונות המותאמות לגדלים שונים של עסקים, על צרכיהם השונים. התוכניות הנפוצות ביותר כוללות:
Office 365 Business Essentials
תוכנית זו מתמקדת בשירותי ענן, כולל,Exchange Online SharePoint Online ו-Teams. היא לא כוללת את גרסאות שולחן העבודה של יישומי Office.
Office 365 Business Premium
חבילה זו משלבת שירותי ענן עם גרסאות שולחן העבודה של יישומי Office, כגון Word, Excel, PowerPoint ו-Outlook.
Office 365 E3/E5
תוכניות ארגוניות אלה מציעות תכונות אבטחה מתקדמות, תכונות תאימות וכלי פרודוקטיביות נוספים כמו Power BI ו-Microsoft 365 Apps for entеrprise.
העריכו את צרכי הארגון שלכם ובחרו ברישיון Office 365 המתאים לכם. זאת כמובן בהתבסס על התכונות והיישומים הנדרשים לפעילות העסקית שלך.
בניית אסטרטגיית יישום
תכננו ורשמו תוכנית מקיפה המתארת את השלבים וציר הזמן ליישום Office 365. זהו משתתפים מרכזיים בתהליך, הקצו אחריות וקבעו כיצד לעדכן את כולם לאורכו.
הטמעה והעברת נתונים קיימים
לאחר המעבר ל- Office 365, תכננו ובצעו את העברת הנתונים הקיימים אל Office 365. זה כולל העברת דואר אלקטרוני, העברת מסמכים ומיפוי או בנייה מחדש של נתונים נדרשים. וודאו שקיימים גיבויים נאותים ונהלי אימות נתונים.
מתחילים לעבוד עם Office 365
מה הן הפעולות הראשונות שיש לבצע כשמתחילים לעבוד עם Office 365?
א. הגדרת חשבונות משתמש
צרו חשבונות משתמש עבור העובדים במרכז הניהול של Office 365. הקצו רישיונות והרשאות מתאימות בהתבסס על התפקידים והאחריות של כל עובד בתוך הארגון.
ב. הגדרת דומיין ודואר אלקטרוני
קבעו את הגדרות הדומיין שלכם ב-Officе 365 על מנת לבסס את הנוכחות המקוונת של הארגון. הגדירו את שירותי הדואר האלקטרוני באמצעות Exchange Online, כולל אימות דומיין ועדכוני רשומות DNS.
ג. הבנת מרכז הניהול של Office 365
ערכו היכרות עם מרכז הניהול של Office 365. זה המקום המרכזי שלכם לניהול משתמשים, רישיונות, הגדרות אבטחה ומשימות ניהוליות אחרות. חקרו את הסעיפים והתכונות השונות הזמינות כדי לנהל ביעילות את סביבת Office 365 שלכם.
ד. התאמה אישית של הגדרות ומדיניות
התאימו את Office 365 לצרכי הארגון שלכם על ידי התאמה אישית של ההגדרות והמדיניות. זה כולל קביעת הגדרות אבטחה, מדיניות סיסמאות, מדיניות שמירת דואר אלקטרוני ובקרות ניהול אחרות.
ה. שיתוף פעולה עם צוותים ו-SharePoint
עודדו שיתוף פעולה ועבודת צוות על ידי שימוש בצוותי Microsoft לתקשורת בזמן אמת, שיתוף קבצים ופגישות וירטואליות. נצלו את SharePoint Online ליצירת אתרי צוות, ספריות מסמכים ואחסון מרוכז לניהול תוכן שיתופי.
חקירת יישומי Office 365
לפניכם סקירה של יישומי Office 365 שכדאי לכם לחקור ולנצל לשימושכם:
א. Word, Excel, PowerPoint ו-Outlook Online
נצלו את הגרסאות המקוונות של יישומי Office המוכרים, כמו Word, Excel, PowerPoint ו-Outlook כדי ליצור, לערוך ולשתף פעולה במסמכים, גיליונות אלקטרוניים, מצגות ודואר אלקטרוני מכל מכשיר ועם כל מכשיר.
ב. OneDrive for Business
OneDrive for Business הוא פתרון אחסון מבוסס ענן של Office 365. הוא מספק פלטפורמה אמינה ונוחה לניהול קבצים ולשיתוף פעולה בתוך ארגונים. OneDrive for Business מאפשר למשתמשים לאחסן, לסנכרן ולשתף קבצים בצורה מאובטחת מכל מקום. משתמשים יכולים לגשת לקבצים שלהם במכשירים שונים, לשתף פעולה עם עמיתים ולשתף בקלות מסמכים.
כדי להשתמש ב-OnеDrive for Business, פשוט העלו קבצים ותיקיות לחשבון OneDrive האישי שלכם. ניתן לארגן קבצים בתיקיות, לשתף אותם עם אנשים או צוותים ספציפיים, ולשתף פעולה בזמן אמת. OneDrive for Business מציע גם בקרת גרסה, המאפשרת לעקוב אחר שינויים ולשחזר גרסאות קודמות במידת הצורך.
ג. SharePoint Online
זהו פתרון הממוקד בשיתוף פעולה בצוות, בניהול מסמכים ויצירת אתרי צוות (אינטראנט). SharePoint Online מאפשר למשתמשים ליצור ספריות מסמכים מרוכזות, לשתף פעולה בקבצים, לנהל הרשאות וליצור תהליכי עבודה מותאמים אישית. המטרה היא להקל על שיתוף הפעולה בין חברי צוות, מחלקות או על פני הארגון כולו.
כדי להשתמש ב-SharePoint Online, צרו אתרי צוות או ספריות מסמכים משותפות. אפשר להתאים אישית את מבנה האתר, ההרשאות והניווט.
ד. Microsoft Teams לתקשורת ושיתוף פעולה
נצלו את Microsoft Teams להעברת הודעות מיידיות, שיחות אודיו או וידאו, פגישות וירטואליות ושיתוף פעולה בצוות. צרו ערוצים, שתפו קבצים ושלבו אפליקציות של צד שלישי כדי לשפר את הפרודוקטיביות והתקשורת.
ה. כלי פרודוקטיביות נוספים
קיימים כלי פרודוקטיביות נוספים בתוך Office 365, כגון Microsoft Planner לניהול משימות, Microsoft Forms עבור סקרים וחידונים, ואפליקציות אחרות שיכולות להפוך תהליכי עבודה לאוטומטיים ולייעל תהליכים עסקיים יומיומיים. עם הזמן תוכלו להכיר ולחקור גם אותם, באמצעות המדריכים הספציפיים שלנו.
אבטחה ותאימות
חשוב שתזכרו לנהל את הגישה וההרשאות של המשתמשים במערכת, כדי להגן על נתונים רגישים. הקצו תפקידים והרשאות מתאימות לפי תפקידים. בדקו ועדכנו באופן קבוע את רמות הגישה לפי הצורך. כדי לחזק את האבטחה מומלץ ליישם אימות רב-גורמי, על ידי הפעלתו עבור חשבונות המשתמשים. אימות כזה דורש מהמשתמשים לספק מידע נוסף, כגון קוד שנשלח למכשיר הנייד שלהם, בנוסף לסיסמה.
כדי למנוע שיתוף לא מורשה של נתונים סודיים, ניתן להגדיר ולהחיל מדיניות מניעת אובדן נתונים (DLP). מדיניות DLP נועדה לזהות ולהגן על נתונים רגישים, כגון מספרי כרטיסי אשראי או מספרי ביטוח לאומי. בנוסף, הפעילו еDiscovery כדי לאפשר לצוותים משפטיים לחפש ולאחזר נתונים רלוונטיים בעת הצורך.
חשוב לא פחות לוודא עמידה בתקנות וברגולציות השונות של כל תעשייה. ניתן להיעזר לשם כך בתכונות התאימות (compliance) ב-Officе 365. באמצעותן ניתן לעקוב אחר פעולות המשתמשים, לערוך ביקורות תקופתיות וליצור דוחות תאימות לפי הצורך.
הדרכה ותמיכה
כדי להפוך לאפילו עוד יותר מנוסים ויעילים בשימוש ב- Office 365 תוכלו לגשת למשאבי ההדרכה והתמיכה המקוונים של מיקרוסופט, שכוללים מדריכים, סרטונים ומסמכים. משאבים אלו מצוינים כדי ללמוד איך להשתמש ב-Office 365 ביעילות. נצלו את מודולי הלמידה בקצב אישי ואת ההסמכות כדי לשפר את הכישורים שלכם.
אפשרויות התמיכה של Microsoft כוללות תמיכה בצ'אט מקוון, פורומים קהילתיים ותמיכה טלפונית. פתחו בקשת תמיכה כאשר אתם נתקלים בבעיות טכניות או מחפשים הדרכה. צרו קשר עם קהילת Office 365 באמצעות הפורומים, לוחות הדיונים וקבוצות המשתמשים. חפשו סיוע, שתפו חוויות ולמדו מאחרים שהטמיעו את Office 365 בעסקים שלהם.
בעת הצורך, שקלו לערב יועצי צד שלישי המתמחים ביישום ובתמיכה עבור Office 365. הם יכולים לספק ייעוץ מומחים, לסייע בהתקנה ולהציע תמיכה שוטפת המותאמת לצרכים העסקיים שלכם.
ניהול ותחזוקה של Office 365
לא נסיים את המדריך האולטימטיבי לעבודה עם Office 365 בלי שנדון בניהול ובתחזוקה של המערכת. בדקו באופן קבוע את מרכז הניהול של Office 365 עבור עדכונים והודעות. הישארו מעודכנים לגבי תקלות, שיבושים או פעילויות תחזוקה שעשויות להשפיע על המשתמשים שלכם.
שמרו על יישומי Office 365 מעודכנים על ידי הגדרת עדכונים. הישארו מעודכנים לגבי התכונות האחרונות, תיקוני באגים ותיקוני אבטחה שמסופקים על ידי מיקרוסופט מעת לעת.
חשוב ליישם אסטרטגיות גיבוי ושחזור כדי להגן על נתוני Office 365 מאובדן. גבו באופן קבוע נתונים קריטיים והגדירו מדיניות שמירת נתונים כדי להבטיח שחזור במקרה של מחיקה בשוגג או אובדן נתונים.
בדקו ושפרו מדי פעם את תצורת Office 365 בהתבסס על הצרכים העסקיים המשתנים ומשוב ממשתמשים. התאימו את ההגדרות, ההרשאות והמדיניות כדי לשפר את האבטחה, הביצועים וחווית המשתמש.
סיכום
עכשיו אתם מוכנים להתחיל להשתמש ב-Office 365! המדריך האולטימטיבי לעבודה עם office 365 סיפק לכם את כל מה שצריך לדעת כדי להתחיל להשתמש ב- Office 365- הדרכה על הטמעתו בעסק והנחיות כיצד להתחיל לעבוד עם היישומים השונים. בהצלחה!
