יעילות מקסימום: 10 תכונות נסתרות של סביבת העבודה של גוגל שאתה צריך לדעת

סביבת העבודה של גוגל שינה את האופן בו אנשים ועסקים פועלים על ידי מתן חבילה חלקה של כלי פרודוקטיביות. בעוד שמשתמשים רבים מכירים את הפונקציות הבסיסיות של יישומים כמו Google Docs, Sheets ו- Gmail, ישנן מספר רב של תכונות נסתרות שיכולות לשפר את הפרודוקטיביות ולייעל את זרימות העבודה. להלן מבט על עשר תכונות פחות ידועות בסביבת העבודה של גוגל שיכולים לעזור לך למקסם את היעילות שלך.

1. תשובה חכמה וחכמה ב- Gmail

תכונות ההלחנה החכמות והתגובה החכמה של Gmail יכולות לחסוך לך זמן משמעותי בעת ניסוח דוא"ל. Smart Compose משתמש ב- AI כדי להציע ביטויים בזמן שאתה מקליד, ומאפשר לך לכתוב דוא"ל מהר יותר. באופן דומה, Smart Respony מציעה הצעות לתגובה מהירה, ומפחיתה את המאמץ הנדרש להתכתבויות יומיומיות.

כיצד לאפשר:

Smart Compose בדרך כלל עובד באופן אוטומטי בעת חיבור דוא"ל, אך אתה יכול לבדוק את ההגדרות שלך תחת "כללי" כדי להבטיח שהיא מופעלת.

2. תבניות ב- Google Docs and Sheets

יצירת מסמכים מאפס יכולה להיות זמן רב. גוגל מסמכים וגיליונות מאפשרים לך להשתמש בתבניות למסמכים נפוצים, כגון דוחות או חשבוניות. לא רק שזה חוסך זמן, אלא שהוא גם מבטיח עקביות בפורמט.

כיצד לגשת:

כדי למצוא תבניות, בקרו ב- Google Docs או Sheets, לחץ על "גלריית תבניות," ולחקור את האפשרויות השונות הקיימות.

3. קיצורי מקשים

קיצורי מקשים הם מחליף משחק עבור משתמשי הכוח המעוניינים להאיץ את זרימת העבודה שלהם. ליישומי סביבת העבודה של גוגל יש קיצורי דרך רבים שיכולים לשפר מאוד את היעילות, החל מעיצוב טקסט במסמכים ועד ניווט בגיליונות אלקטרוניים בגיליונות.

למידע נוסף:

אתה יכול להציג קיצורי דרך זמינים על ידי לחיצה Ctrl + / (Windows) או Cmd + / (Mac) בתוך כל אפליקציית Google.

4. ניהול משימות מובנה ב- Gmail

Gmail כולל תכונה של משימות המאפשרת לך ליצור ולנהל רשימות מטלות ישירות בתיבת הדואר הנכנס שלך. שילוב זה אומר שאתה לא צריך לעבור בין יישומים כדי לעקוב אחר המשימות שלך.

כיצד להשתמש:

גישה למשימות על ידי לחיצה על הסמל בסרגל הצד הימני של Gmail. משם, תוכלו להוסיף משימות, להגדיר תאריכי תאריך וליצור משימות משנה.

5. הקלדת קולית ב- Google Docs

הקלדת קול היא כלי רב עוצמה ב- Google Docs המאפשר לך להכתיב את הטקסט שלך במקום להקליד אותו, שיכול להיות שימושי במיוחד למפגשי סיעור מוחות או למסמכים ארוכים.

כיצד להפעיל:

עבור אל "כלים" בסרגל התפריטים, בחר "הקלדת קול" ולחץ על סמל המיקרופון כשאתה מוכן להתחיל לדבר.

6. חקור תכונה ב- Google Docs and Sheets

כלי Explore משתמש ביכולות החיפוש של גוגל כדי לאפשר למשתמשים למצוא במהירות תמונות, נתונים ומידע הרלוונטי לתוכן עליהם הם עובדים. תכונה זו נוחה במיוחד למשימות כבדות למחקר.

כיצד לגשת:

אתה יכול למצוא את כפתור Explore בפינה השמאלית התחתונה של Google Docs and Sheets. לחץ עליו כדי להתחיל לחפש.

7. מצב לא מקוון עבור Google Drive

זקוק לגישה לקבצים שלך ללא חיבור לאינטרנט? Google Drive מאפשר לך לעבוד במצב לא מקוון, מה שמקל על עריכת מסמכים וגיליונות אלקטרוניים מבלי שתתחבר לאינטרנט.

כיצד לאפשר גישה לא מקוונת:

ב- Google Drive, עבור ל"הגדרות "ואפשר" ליצור, לפתוח ולערוך קבצים אחרונים של Google, Sheets ו- Slides במכשיר זה לא מקוון. "

8. שילוב עם Google Meet

Google Meet משולב בצורה חלקה בתוך אפליקציות אחרות של Google Workspace, ומאפשר לך ליזום בקלות שיחת וידאו ישירות מ- Google Calendar, Gmail או Google Docs. תכונה זו מפשטת תזמון ושיתוף פעולה.

כיצד להשתמש:

בזמן שהם בלוח השנה של גוגל, פשוט צור אירוע ובחר "הוסף ועידת וידאו של Google Meet." במסמכים או ב- Gmail, לחץ על סמל "פגש" כדי ליצור קישור לפגישה.

9. היסטוריית גרסאות ב- Google Docs and Sheets

תכונת היסטוריית הגרסאות מאפשרת לך להציג או לחזור לגרסאות קודמות של המסמכים שלך. זה לא יסולא בפז למעקב אחר שינויים והתאוששות עבודה במקרה של טעויות.

כיצד לגשת:

בכל מסמך, עבור אל "קובץ"> "היסטוריית גרסאות"> "ראה היסטוריית גרסאות" כדי לחקור את כל האיטרציות השמורים של המסמך שלך.

10. תוספות לפונקציונליות משופרת

סביבת העבודה של גוגל תומכת במגוון רחב של תוספות שיכולות להרחיב עוד יותר את הפונקציונליות של היישומים שלה. בין אם אתה זקוק לכלי ניהול פרויקטים, פונקציות ניתוח נתונים או תכונות תכנון, סביר להניח שיש תוסף זמין כדי לענות על הצרכים שלך.

כיצד לחקור תוספות:

במסמכים או בגיליונות, לחץ על "הרחבות"> "תוספות"> "קבל תוספות" כדי לגלוש ולהתקין כלים שונים.

מַסְקָנָה

עם עשר התכונות הנסתרות הללו, Google Workspace יכולה להפוך לחשמל לשיפור הפרודוקטיביות שלך. בין אם אתה משתמש מתחיל או איש מקצוע מנוסה, מינוף יכולות אלה יכול לעזור לייעל את זרימת העבודה שלך, לחסוך זמן ולשפר את היעילות הכללית. חקור כלים אלה ופתח את מלוא הפוטנציאל של סביבת העבודה של גוגל היום!